Projektplanung in Excel / GANTT


Für alle diejenigen die sich gerne in Excel austoben und Projektmanagement mit Excel und Gantt-Diagrammen betreiben wollen habe ich hier über Jahre hinweg etwas erstellt und stets verfeinert.

Der wesentliche Hintergrund dieses Projektes war, mit einfachen Mitteln (Excel) stehts den Überblick über ein Projekt zu behalten und im Bedarfsfall sofort eine Grafik liefern zu können, die den Status transparent darstellt.

Project_Planning_GANTT

Sicherlich gibt es in Microsoft Projekt (oder anderen Tools) mehr Features, die auch teils besser sind, aber wirklich viele Leute nutzen lieber das vertraute Handwerkszeug, wenn möglich.

Zu denen gehöre ich auch! Da ich in Excel schon fast zu Hause bin, habe ich für ein aktuelles Projekt eine Planung erstellt, diese allgemeingültig gemacht und hier hochgeladen.

Project_Planning_Table

2015-09-16 Update

Meilensteine wurden in der Auswahl ergänzt.

 

Anleitung / Verwendung

Es ist recht einfach, mittendrin können Zeilen eingefügt werden, ohne das was „böses“ passiert. Nutzt einfach die Excel-Standard Funktionen!

Die erste und die letzte Zeile sollten erhalten bleiben, da hier wesentliche Informationen für die Grafik enthalten sind.
Die Grafik passt sich automatisch den Steps an, sorgt automatisch für eine farbliche Anpassung und zeigt durch den ausgegrauten Bereich auch die Vergangenheit auf einen Blick an.

Der Status jedes Tasks kann manuell gesetzt werden. Hier gibt es entweder „in progress“, „finished“ und „Milestone“. Alles Andere war gemäß der bisherigen Verwendung unnütz oder brachte keinen Mehrwert für die Übersicht.

Einzutragen sind für jeden Task das Anfangs- und Enddatum.
Viele Projektleiter rechnen in Arbeitstagen (Werktagen), andere in Wochentagen. Da aber an einem Sonntag i. d. R. nicht gearbeitet wird, sollte dies mit einberechnet werden. Durch die 2 Spalten Workdays und Weekdays sieht der Planer direkt, ob in dem gewählten Zeitraum Arbeitstage liegen oder nicht. Ferien und arbeitsfreie Tage werden leider nicht berücksichtigt.

Zu definieren sind noch die Ressourcen, damit hinterher klar feststeht wer wie viel Arbeit effektiv zu erledigen hat. Nur weil man etwas binnen 7 Tagen machen soll, heißt das nicht, dass man 7*8 Stunden daran sitzt, sondern evtl. dauert die eigentliche Arbeit nur 30 min.

Von den Features her ist dieses Sheet ein Must-Have für jeden Excel-Projektleiter, es sieht schön aus und die Grafik lässt sich leicht in Emails z. B. zum Statusreport kopieren.

Ein weiteres Schmankerl ist: Der Quellcode ist ungeschützt und kann gerne verändert werden.

Ich bin auch Dankbar über Feedback oder Verbesserungsvorschläge.

Viel Erfolg mit euren Projekten.

Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Für nur 15€ inkl. 19 % MwSt (=2,39€) kann man dieses Tool jetzt Online Kaufen und erhält sofort einen Download-Link.
Dazu muss man nur auf diesen Paypal-Button drücken. Eine ordentliche Rechnung schicke ich euch bei Bedarf gerne auch via Email.




Nach dem Bezahlen bei Paypal klickt bitte auf den Link „Zurück zur Verkäuferseite“. Dieser ist dann die Download-URL für die gekaufte Datei. Bei Problemen schreibt mir einfach eine Email.

 

 

Warum soll man dafür 15,-€ ausgeben?

Das reine Erstellen dieser Datei hat mehrere Stunden gedauert. Verfeinert wurde die Datei durch viele Projekte im Nachgang.
Die Zahl der Projekte, die mit diesem Tool geplant wurden, ist jetzt bereits (Mitte 2015) im mittleren 2-stelligen Bereich.
Das jeweilige Projektvolumen ging dabei teilweise über mehrere 250.000€ hinaus. Und das sind nur die Projekte, von denen ich weiß oder bei denen ich mitgearbeitet habe.

Der wesentliche Vorteil besteht bei diesem Tool in der Übersichtlichkeit, den verschiedenen Feldern sowie  der automatisch erzeugten Grafik inkl. „Heute-Linie“.
Mit dieser Excel-Datei können Projekte terminiert und Ressourcen geplant werden – ohne teure neue Software anzuschaffen, sich irgendwo einzuarbeiten oder das gewohnte Excel-Umfeld zu verlassen.

Wie gesagt, die Datei nutze ich im aktuellen Status selbst für meine Projekte.

Ich übernehme jedoch keine Haftung / Garantie für Fehler/Folgen die aus der Verwendung dieser Datei entstehen.
Schaut es euch an, testet die Funktionen und setzt die Datei erst danach produktiv ein!

 

Nicht zufrieden oder etwas anderes erwartet?

Dann schreibt mir einfach eine Email und wir finden eine Lösung.